Prosedur

Prosedur

Semua keputusan penerbitan, perluasan, penangguhan dan pencabutan sertifikasi, ditetapkan oleh Direktur Direktorat Standardisasi PPI berdasarkan rekomendasi Kepala Subdirektorat Sertifikasi dan Data Perangkat Pos, Telekomunikasi, dan Informatika. Sedangkan rekomendasi tersebut dibuat berdasarkan tinjauan hasil evaluasi yang dilaporkan oleh Ketua Tim Evaluator.

Penerbitan Sertifikasi

Setelah ada keputusan dari Direktur Direktorat Standardisasi  PPI untuk penerbitan sertifikat sesuai Prosedur Tinjauan hasil evaluasi dan Keputusan Sertifikasi.

Pembekuan Sertifikasi

  • Sertifikat Produk dapat dibekukan untuk jangka waktu tertentu apabila terjadi antara lain seperti berikut ini:
    • Laporan Ketidaksesuaian Teknis yang diterima Direktorat Standardisasi PPI, tidak ditindaklanjuti oleh klien dalam jangka waktu yang ditentukan.
    • Laporan Penyalahgunaan Sertifikat Produk dan atau Tanda Kesesuaian standar yang tidak segera diperbaiki oleh Klien.
    • Pelanggaran lainnya terhadap Perjanjian Sertifikasi Produk
  • Setelah ada keputusan penangguhan sertifikasi, Kepala Seksi Sertifikasi Perangkat Pos, Telekomunikasi dan Informatika menyiapkan Surat pemberitahuan kepada klien. Klien yang sertifikat produknya dibekukan, tidak diperbolehkan membuat pernyataan yang menyesatkan terhadap status sertifikatnya serta tidak boleh menggunakan Tanda Kesesuaian pada produk yang terkait sejak tanggal pemberitahuan penangguhan.
  • Apabila klien telah dapat memperbaiki ketidaksesuaian tersebut maka akan dilakukan evaluasi ulang sesuai Prosedur Evaluasi, selanjutnya dilakukan Tinjauan hasil evaluasi dan Keputusan Sertifikasi sesuai Prosedur dan diterbitkan surat pemberitahuan bahwa Sertifikat dapat dilanjutkan.
  • Seluruh biaya yang terjadi dalam pembekuan dan pemberlakuan kembali sertifikat harus ditanggung oleh klien yang bersangkutan.

Pencabutan Sertifikasi

  • Sertifikasi dapat dicabut apabila terjadi kondisi sebagai berikut :
    • Klien tidak dapat melakukan perbaikan dalam batas waktu yang ditetapkan setelah dikeluarkan pemberitahuan pembekuan sertifikasi;
    • Tindakan perbaikan yang diambil tidak memadai;
    • Klien tidak ingin memperbarui sertifikat;
    • Produk yang bersangkutan sudah tidak diproduksi lagi;
    • Klien dinyatakan bangkrut.
    • Setelah ada keputusan pencabutan sertifikasi, Kepala Seksi Sertifikasi Perangkat Pos, Telekomunikasi, dan Informatika menyiapkan Surat pemberitahuan kepada klien. Klien yang sertifikat produknya dicabut, tidak diperbolehkan membuat pernyataan yang menyesatkan terhadap status sertifikatnya serta tidak boleh menggunakan Tanda Kesesuaian pada produk yang terkait sejak tanggal pemberitahuan p
  • Tenggang waktu yang diberikan kepada klien terkait kasus pembekuan dan pencabutan sertifikasi sejak diterbitkannya surat pemberitahuan adalah seperti tercantum dalam Lampiran Prosedur ini.
  • Setiap ada pembekuan dan atau pencabutan sertifikasi, Kepala Seksi Sertifikasi Perangkat Pos, Telekomunikasi, dan Informatika harus membuat publikasinya dalam website e-Sertifikasi (https://sertifikasi.postel.go.id) dan memperbaiki Direktori Klien.

Keluhan

  • Keluhan yang diterima oleh Call Center akan direkam secara sistem dan diteruskan ke PIC (Personal In Charge).
  • Wakil Manajemen akan mempelajarinya, apakah keluhan tersebut terkait dengan kegiatan sertifikasi produk Direktorat Standardisasi Jika benar maka keluhan tersebut akan dituangkan dalam formulir Tindakan Korektif dan Pencegahan (FR-25) serta disampaikan kepada Kepala Subdirektorat Sertifikasi dan Data Perangkat Pos, Telekomunikasi, dan Informatika. Jika ternyata keluhan tersebut tidak terkait dengan kegiatan sertifikasi produk Direktorat Standardisasi PPI, maka keluhan tersebut ditolak.
  • Wakil Manajemen akan membuat surat jawaban baik menolak atau merespon keluhan dalam jangka waktu paling lama 2 hari sejak keluhan diterima.
  • Setelah menerima laporan dari WM terkait keluhan, maka Kepala Subdirektorat Sertifikasi dan Data Perangkat Pos, Telekomunikasi, dan Informatika akan membahasnya dengan manajemen yang tidak terlibat dalam kegiatan sertifikasi terkait masalah keluhan tersebut.
  • Keputusan keluhan disampaikan kepada WM untuk selanjutnya disampaikan kepada yang mengajukan keluhan. Sedangkan tindakan korektif dan preventif yang ditetapkan akan disampaikan kepada unit kerja terkait untuk dilaksanakan dan dimonitor oleh WM efektifitas penerapan tindakan tersebut.

Banding

  • Pihak yang tidak puas terhadap keputusan Direktorat Standardisasi PPI terkait kegiatan sertifikasi produk alat dan perangkat postel dapat mengajukan banding.
  • Banding harus diajukan secara tertulis dan dilampiri berkas faktanya dan disampaikan kepada Direktur Direktorat Standardisasi
  • Direktur Direktorat Standardisasi PPI akan menugaskan WM untuk mempelajarinya. Jika benar Banding yang diterima terkait keputusan sertifikasi Direktorat Standardisasi PPI, maka Direktur Direktorat Standardisasi PPI akan membentuk Panel Banding yang terdiri dari tiga (3) orang yang kompeten, tidak terlibat proses sertifikasi produk dan bebas dari ketidakberpihakan terkait keputusan yang diajukan banding serta melaporkannya kepada Komite Sertifikasi.
  • Wakil Manajemen akan menyiapkan Surat Keputusan Panel Banding yang terdiri dari 1 orang ketua merangkap anggota dan 2 orang anggota. Selanjutnya WM akan menyiapkan dokumen yang terkait serta Surat Undangan Rapat Panel Banding untuk Anggota Panel Banding, Personel/Institusi yang mengajukan banding serta manajemen yang terkait proses sertifikasi terkait masalah yang diajukan banding. WM memfasilitasi penyelenggaraan Rapat Panel Banding.
  • Semua anggota Panel banding harus menandatangani pernyataan Kerahasiaan dan Bebas dari Ketidakberpihakan.
  • Rapat Panel Banding dipimpin oleh Ketua Panel Banding. Jika diperlukan dapat meminta klarifikasi dari personel yang mengajukan banding dan manajemen yang terkait proses sertifikasi dan atau keputusan yang dibanding. Klarifikasi dilakukan secara terpisah antara yang mengajukan banding dan manajemen. Panel Banding mengambil keputusan secara musyawarah atau jika terpaksa dengan vooting. Keputusan Banding disampaikan kepada Direktur Direktorat Standardisasi
  • Direktur Direktorat Standardisasi PPI akan menugaskan Kepala Subdirektorat Sertifikasi dan Data Perangkat Pos, Telekomunikasi, dan Informatika untuk membuat surat pengantar penyampaian keputusan banding. Surat tersebut ditandatangani oleh Direktur Dit Stand PPI dan disampaikan kepada personel/institusi yang mengajukan banding.
  • Keputusan Banding merupakan keputusan yang final.